Personal effektiver planen dank digitaler Zeiterfassung

Personal clever planen

Mit dem vorhandenen Personal alle Projekte und Aufgaben im Unternehmen erledigen und bei Krankheitsfällen und Urlaub optimal ausgestattet zu sein ? darauf kommt es in der Personalplanung an. Um den Überblick zu behalten und immer genau zu wissen, wer gerade einsatzbereit ist, kommen heute in vielen Unternehmen bereits moderne Tools zur Zeiterfassung zum Einsatz. Das digitale Tool lässt sich von Vorgesetzten und Personal gleichermassen nutzen. Wer hier stets den Überblick behält und die Arbeitszeiten des Personals optimiert, kann das Unternehmen langfristig stärken, Überstunden und Minusstunden vermeiden und auf die Einhaltung von gesetzlichen Pausen und Urlaubszeiten achten. Denn nur wer als Arbeitgeber seine Personalressourcen am jeweiligen Arbeitsplatz tatsächlich effektiv abruft, hält die Kosten gering und kann gleichzeitig Projekte und Tätigkeiten nach Plan ausführen lassen. Besonders wichtig ist eine digitale Personalplanung in grossen Teams, die effektiv an grossen Projekten zusammenarbeiten sollen. Jeder muss zu jedem Zeitpunkt wissen, welche Aufgaben er wann und wo erledigen soll.

Diese Pläne gibt es

Personalplanung kann in verschiedenen Zeiträumen erfolgen, je nach Branche ist das mehr oder weniger relevant. Bei sich täglich stark verändernden Einsätzen ist eine Tagesplanung die richtige Wahl. Arbeiten Teams an längeren Projekten, kann eine Wochen- und Monatsplanung am sinnvollsten sein. Für den optimalen Überblick und die Auswertung am Jahresende ist für Arbeitgeber zudem eine Jahresplanung entscheidend. Hier kann das Folgejahr mit Personal und Projekten bereits vorgeplant werden. Die Entscheidung für die Einstellung von Personal oder den Abbau von Stellen lässt sich über eine gute Jahresplanung ebenfalls leichter treffen, ebenso die Urlaubsplanung für das kommende Jahr.

Langfristige Ziele der Personalplanung

Die Personalplanung hat immer zum Ziel, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Weder zu viele noch zu wenige Mitarbeiter sollten es sein, damit alle optimal ausgelastet sind und auch Engpässe durch Krankheit und Urlaub gut abgefangen werden können. Besonders Unternehmen mit schwankender Auftragslage müssen hier sehr flexibel vorgehen und genügend Ersatzpersonal bereithalten, die Lohnkosten dabei aber im Rahmen halten. Springer und freiberufliche Mitarbeiter, die nur bei Auftragsspitzen arbeiten, sind eine Lösung für sehr dynamische Unternehmen. Ein Ziel der Arbeitszeiterfassung ist zudem die Möglichkeit, Projekte und das Arbeitsverhalten von Mitarbeitern besser auswerten zu können. Die Projektplanung, aber auch die alljährlichen Mitarbeitergespräche können auf dieser Basis realistischer durchgeführt werden. Nicht zuletzt ist der Überblick über alle geplanten Arbeitseinsätze auch für Mitarbeiter ein Vorteil, was die Vereinbarkeit von Beruf und Familie angeht.

Überlastung und Unterforderung verhindern

Digitale Zeiterfassungstools erleichtern nicht nur die Personalplanung, sie helfen auch dabei, das eigene Personal nicht in die Überlastung zu führen. Fallen regelmässig zu viele Überstunden an, ist das für Unternehmen ebenso ungünstig wie dauerhaft zu wenige Arbeitsstunden. Bei Überarbeitung drohen langfristig Stresszustände, Fehlentscheidungen oder sogar Burnouts. Bei dauerhaften Minusstunden fühlen sich Mitarbeiter möglicherweise unterfordert, gelangweilt oder haben Bedenken, dass ihre Stelle bald gekürzt wird. Beides kann durch eine sinnvolle Personalplanung vermieden werden, indem man immer dann das Personal neu organisiert, wenn sich die Arbeitsaufwände und Anforderungen ändern.

Quelle: pd